wi-01

Document Management System (DMS)

Sharepoint Vám umožňuje vytvářet knihovny dokumentu pro různé formáty a šablony, a to vše rychle, jednoduše a efektivně.

Mezi základní typy knihoven patří:

Knihovna dokumentů – umožňuje vytvářet a organizovat dokumenty, je možné nahrát a spravovat všechny typy formátu. Vyjímku pak tvoří jen soubory typu Microsoft Office Document, který mají přímo podporu v nástrojích Microsoft Office. Knihovna dokumentů má mnoho funkcí jako třeba: složky, správa verzí, vracení se ke změnám atd.

Knihovna formulářů – tento typ knihoven vyžadují editor XML jako je například Microsoft Office InfoPath, následně umožňují spravovat obchodní formuláře formátu XML.

Knihovna stránek wikiwebu - tato knihovna podporuje obrázky, tabulky, hypertextové odkazy a odkazy wikiwebu. Také umožňuje vzájemné propojení kolekcí wikiwebu.

Knihovna obrázku – jak již vyplývá z názvu, tato knihovna umožňuje organizovat a sdílet obrázky. Poskytuje funkce pro správu a zobrazování obrázku (npř. Miniatury). Umožňuje také stahování a prezentaci.

V následujících kapitolách budou popsané nejdůležitější z knihoven, které nejvíce podporují správu dokumentu (DMS).

Knihovna dokumentů

Při vytváření knihovny je veden uživatel průvodcem a volí si z možnosti. Uživatel má na výběr s mnoha připravených šablon, například: Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint. Tyto programy mají přímou podporu pro zadávání meta-dat, nebo také můžete zvolit všeobecný dokument, který Vám umožní spravovat všechny formáty souborů. Vytvořena knihovna se Vám objeví v rychlém menu.

Vytvořená knihovna

V již vytvořené knihovně je možné požadovat zadání dalších meta-dat spojených s dokumentem, také umožňuje zapnout verzování a mnoho dalších doplňujících funkci. Příklad uvádí knihovnu sloužící pro uchovávání interních směrnic a meta-data jsou v tomto případě Název směrnice, oddělení pro které je směrnice určená, kdo směrnici změnil ...

Meta-data

V knihovně dokumentu lze přidat jeden či více dokumentů najednou.

Přidání dokumentů do knihovny

V případě Microsoft Office dokumentů se dokument vytvoří přímo v nástrojích Microsoft Office.

Vytvoření MS Office dokumentu

Dokument se po uložení nebo nahrání objeví v knihovně dokumentů s uloženými meta-daty a informaci, kdo dokument změnil.

Vložený dokument včetně meta-dat

Technologie Sharepoint umožňuje vytváření libovolného počtu knihoven s různými dokumenty a formáty. Takto strukturované data jsou sdílená přes webové rozhraní a umožňují přímou podporu Office Nástrojů.

Knihovna obrázků

Knihovna obrázku se vytváří také za pomocí průvodce. Knihovna obrázku má mnoho užitečných funkcí jako třeba: vytváření složek, nahrávání jednoho či více obrázku, propojení na instalované programy a nástroje, které Vám umožní editaci obrázku nebo spuštění prezentace, odeslání e-mailem také je možné propojení z Microsoft Office Outlook.

Propojení na MS Office

Spuštěním prezentace se nám kromě obrázku zobrazují také meta-data, které můžeme libovolně přidávat.

Verzování

Technologie Sharepoint Vám umožňuje verzování dokumentů. K vytvoření nové verze dochází po nahrání do knihovny. Číslování je volitelné, můžete h nastavit jako majoritné (1,2,3) nebo minoritné (1.1 , 1.2 , 1.3). Vytvořená historie Vám umožňuje sledovat změny v dokumentech a meta-datech. Historie má funkci vracení verze a znovuobnovení této verze, dá se použít i jako aktuální verze.

Schvalování a publikace dokumentu

Dokumenty je možné před jejími publikováním schvalovat. Jednoduchým nastavením knihovny se spustí proces schvalování v několika krocích. K neschváleným dokumentům mají přístup pouze osoby oprávněné, kterých seznam je možné měnit u každého dokumentu. V prvním kroku se z konceptu vytvoří publikovatelná verze a to jednoduchým kliknutím v menu.

Vytvoření publikované verze

V dalším kroku můžeme dokument schválit nebo zamítnout, nebo znova z něho vytvořit pracovní verzi.

Zamítnutí dokumentu

Po schválení se vytvoří majoritní verze a dokument je viditelný pro ostatní uživatele. Tento postup nám umožní vykonat jednoduchý proces schvalování dokumentů a vytvořit jednoduchý publikační systém.

Rezervace dokumentů

Rezervace dokumentů je funkcionalita, která umožní použivatelům zablokovat dokument pro editaci pro jiné uživatele. Funkcionalita je vhodná pro dokumenty, na kterých pracuje více uživatelů a neumožní přepsání aktuálně editovaných verzí z jiných zdrojů.

Příklady stažení dokumentu:

  • Rezervace dokumentů - stažení
  • Vrácení dokumentu
  • Rezervace dokumentu - vrácení

Propojení na Microsoft Office nástroje

Sharepoint technologie umožňuje propojení na instalované Microsoft Office nástroje. Umožňuje přímou editaci meta-dat ve Microsoft Office Word a uložení doplňujících informací a dokumentů v knihovnách Sharepointu. Meta informace je možné exportovat do Microsoft Office Excel a následně jej dále zpracovat a následné změny je možné znova přenést do knihovny.

Umožňuje za pomoci nástroje Microsoft Office InfoPath editaci formulářů ve vlastní grafické úpravě a přepojení na jiné datové zdroje.

Připojení na Outlook

Připojit k Outlooku je funkce, která přepojuje knihovnu v Sharepointu s Microsoft Office Outlook. Jednoduchým kliknutím propojíte knihovnu se složkami Outlooku.

Propojení na MS Outlook

Knihovna se objeví v Outlooku v sekci Seznamy služby Sharepoint a seznam se pravidelně aktualizuje. Využitím jediného nástroje máte k dispozici dokumenty, které jsou sdílené ve vašem firemním intranetu.

Zobrazení v MS Outlook

Kliknutím v seznamu v Outlooku se Vám zobrazí detail dokumentu. Výhodou je, že dokument si můžete stáhnout jako offline verzi a můžete ho mít dostupný i mimo dosahu Vaši interní sítě.

Workflow

Mezi důležité části technologie Sharepoint patří WorkFlow, je to pracovní postup, který přesně jak se dokument bude zpracovávat. Jedná se o specielní schvalování, upozorňování na různé změny a následně generování úkolu s tím spojených.

Jednoduché workflow je možné konfigurovat za pomoci Microsoft Sharepoint Designera. Je to nástroj na podporu a správu Sharepoint webů a jedna z jeho vlastností je možnost definice jednoduchých pracovních postupů, které je možné sestavit s připravených šablon.

Další s možností je implementace Workflow za pomoci nástrojů Visual Studia, kde je možné implementovat i specielní požadavky a procesy, které vnitropodnikový systém vyžaduje.

 

Kontakt

phone

TELEFON
+420 731 407 301 
+420 725 499 618

email EMAIL
info@web-integrator.cz
address Wi s.r.o.
Bubenská 1
170 00 Praha 7
fb google-plus s-firmy