wi-01

Řízení zpracování úkolů

Agenda Řízené zpracování úkolů – Agenda generuje úkoly pro MS Outlook. Slouží k jednoduchému evidování zadání a následného řešení formou kaskádového přidělování úkolů.

Základem pro efektivní řízení vnitrofiremních procesů a projektů je proces evidence a přidělování úkolů.

Při velkém počtu úkolů a řešitelů pomůže s udržením pořádku. Disponuje zjednodušením a zpřehledněním úkolů.

Na základě potřeb našich zákazníků jsme připravili řešení, které dále rozšiřuje možnosti standardních Sharepoint Services o parametrizovatelné workflow na bázi stavů, s řízenými přístupy a zobrazeními polí dle jednotlivých stavů.

Výhodou oproti úkolům v MS Outlook je možnost nastavení workflow zpracování úkolů s možností jejich předání dalším pracovníkům. O předání je veden záznam a je možné tedy zobrazit postup předávání úkolů.

Hlavní výhody agendy

  • Jednoduchost a přehlednost informací
  • Možnost předávání úkolu
  • Řízení oprávnění k editaci jednotlivých položek
  • Propojení na MS Outlook
  • Rychlost nasazení

Popis agendy

Základní schéma procesu zpracování (workflow)

Zadání je popsání problému nebo potřeby organizace za účelem komplexního řešení a rozdělení úloh odpovědným osobám. O procesu řešení zadání je vytvořen protokol. Výsledkem je kompletní zpráva o postupu předávání si úkolů a jejich řešení.

Úkol je dílčí řešení problému konkrétní osobou, která úkol může vyřešit, nebo k řešení využít jiné osoby a delegovat na ně další úkoly.

Základní schéma procesu zpracování

Vytvoření zadání

K vytvoření a editaci zadání se používá jednoduchý formulář.

Vytvoření zadání

Zpracování úkolu

Potvrzení, zamítnutí nebo přeposlání úkolu je možné následným formulářem

Potvrzení úkolu

Řešitel úkolu má následující možnosti:

  • Potvrdí vyřešení úkolu. Řešený úkol se označí jako hotový a nadřazená osoba dostane informační email o vyřešení úkolu.
  • Zamítne vyřešit úkol. Úkol je z pohledu řešitele ukončený s příznakem o zamítnutí a nadřazená osoba dostane informační email o zamítnutí úkolu.
  • Předá řešení jiné osobě. Úkol je z pohledu řešitele ukončený. Systém vytvoří nový úkol pro zvolenou osobu a čeká na jeho reakci. Přiřazený řešitel má stejné 3 možnosti (Potvrzení, Zmítnutí, Předání). Aktuální řešitel bude o vyřešení úkolu přiřazenou osobou informován emailem a po vyřešení se mu znovu objeví úkol.

Informační mail

Po vygenerování úkolu je osoba informována emailem. V Outlooku pak zpráva vypadá následovně.

Informační mail

Oprávnění

Na úpravu zadání má právo autor zadání a osoba, které je zadání přiřazeno. Ostatní uživatelé můžou zadání pouze prohlížet.

Přiřazený úkol může zpracovat pouze osoba, které byl úkol přiřazen. Ostatní uživatele mají oprávnění pouze pro čtení.

Hlavní stránka agendy

Hlavní stránka zadání integruje veškeré informace o zadání a jednotlivých úkolech. Uživatel má přehled o úkolech jemu přidělených a i o zadáních, která vytvořil a přidělil sám.

Hlavní stránka agendy

 

Kontakt

phone

TELEFON
+420 731 407 301 
+420 725 499 618

email EMAIL
info@web-integrator.cz
address Wi s.r.o.
Bubenská 1
170 00 Praha 7
fb google-plus s-firmy