wi-01

Smlouvy a závazky

Agenda Smlouvy a závazky slouží k evidenci dokumentů, které vytvářejí závazky, a je nezbytné u nich sledovat termíny plnění. Ku příkladu smlouvy, dodatky, platební pokyny a objednávky k smlouvám.

Společnost následně má možnost výběru zástupců společnosti nebo osoby oprávněné podepisovat smlouvu (vybírá se ze skupiny uložené v Sharepointu). U výběru odpovědné osoby je postup stejný.

Odpovědné osoby za společnost

Osoby, které mají oprávnění pracovat se smlouvou, a můžou být přiřazovány jako odpovědné osoby pro závazky. Také se jim v termínech zadaných v závazcích generují úkoly pro vybavení závazku.

Základní popis procesu zpracování (workflow)

Základní schéma procesu zpracování

Typy závazků (milníků)

Agenda pracuje s třemi typy závazků (milníků):

Platba

Je to upozornění na termín zaplacení nebo přijetí platby. Při dané události evidujeme:

  • požadovanou částku k zaplacení,
  • měnu platby,
  • termín vzniku události
  • odpovědnou osobu pro vybavení závazku nebo pohledávky,
  • opakování události v případě, že se platba opakuje pravidelně.

Kontrola platnosti smlouvy

Jedná se o upozornění na ukončení platnosti smlouvy, generuje se automaticky pouze v případě kdy je zadaný termín smlouvy. Mimo termínu je možné zadat libovolné další kontrolní události. Odpovědné osobě se vygeneruje úkol pro další zpracování události. Při každé události se eviduje termín vzniku a odpovědná osoba.

Všeobecná událost

Upozornění na všeobecnou událost, jako například schůzku nebo narozeninový dárek atd. Všeobecní událost se od události kontroly platnosti liší pouze ve stylu zpracování úkolu. Eviduje se termín vzniku a odpovědná osoba.

Oprávnění v rámci agendy

Zobrazit a editovat smlouvu, dokumenty a závazky mají pouze odpovědné osoby nebo autor smlouvy. Pro ostatní se smlouva nezobrazuje a tím pádem jí nemůžou ani editovat.

Způsob zpracování

K vytvoření a editaci smlouvy slouží následující formulář. Podrobný popis položek je uveden u obrázku.

Vytvoření a editace smlouvy

Pro vytvoření závazku nebo události se používají následující formuláře.

Příklad zadání pravidelné měsíční platby

Zadání pravidelné měsíční platby

Příklad zadání kontroly platnosti

Zadání kontroly platnosti

Zpracování úkolu

Po zadání závazku se spustí workflow, které monitoruje termín plnění a několik dnů před (počet je nastavitelný) datem události vygeneruje úkol pro odpovědnou osobu.

Zpracování úkolu je jednoduché a závisí na typu závazku.

Příklad zpracování závazku platby

  • Úkol obsahuje informaci o požadované částce a měně.
  • Platba proběhla v plné výší v stejné měně, jako byla požadována – odpovědná osoba zadá celou částku a vybere měnu platby a použije tlačítko označující zaplacení. Úkol se označí za splněný v případě, že byla zaplacená celá část.
  • Platba proběhla v plné výší v jiné měně, jako byla požadována – odpovědná osoba zadá celou částku v měně, kterou byla platba provedena a vyplní také položku, která určuje objem platby přepočtený na původní požadovanou měnu a použije tlačítko označující zaplacení. Úkol se označí za splněný v případě, že byla zaplacená celá část.
  • Odpovědná osoba vyplní částku menší, jako byla požadovaná a použije tlačítko platby. Systém nabídne odpovědné osobě vygenerování další platební události pro doplacení zbylé částky.
  • Odpovědná osoba může ukončit úkol v případě, že se platba nebude realizovat a to použitím tlačítka nezaplaceno.

Příklad zpracování kontroly platnosti

Úkol obsahuje informaci o události s odkazem na smlouvu.

  • Při kontrole platnosti se smlouva prodloužila a je nový dodatek. Odpovědná osoba nahraje nový dodatek a nastaví nový datum platnosti smlouvy.
  • Platnost smlouvy se neprodloužila a ukončuje se platnost smlouvy, to znamená, že smlouva změní stav na „Neplatná"

Příklad zpracování všeobecné milníku

Úkol obsahuje informaci o události a odkaz na smlouvu. Odpovědná osoba má možnost na základě reálné situace:

  • Oprávněná osoba potvrdí uskutečnění činností spojenými s událostí
  • Oprávněná osoba zamítne vykonání činností spojených s přiřazenou událostí.

 

Kontakt

phone

TELEFON
+420 731 407 301 
+420 725 499 618

email EMAIL
info@web-integrator.cz
address Wi s.r.o.
Bubenská 1
170 00 Praha 7
fb google-plus s-firmy