wi-01
pátek, 13 září 2013 17:16

Vyhodnocení projektu

Často nedoceněný milník v projektový licenci je vyhodnocení projektu. Vyhodnocení projektu není jen číslem vyjádřená hodnota, ve vyhodnocení můžete mít i náměty na změny či doplnění výrobních procesů.

Pojem vyhodnocení není jen o tvrdých číslech a nedá se brát jednostranně jako úspěch – neúspěch, dobře – špatně, plus – mínus apod. Wi má za to, že se jedná především o opětovném obeznámení výrobně realizačního teamu s průběhem výroby projektu a satisfakcí klienta.

Pokud neuděláte vyhodnocení v průběhu projektu, nebudete mít už možnost eliminovat horší aspekty realizace a napříště jim předcházet, nebo naopak ocenit aspekty dobré. Jakmile projekt dokončíte a neuděláte vyhodnocení, nezbude v lidech nic víc než časový úsek, a nebudou žádné ambice příště něco udělat lépe nebo naopak stejně dobře.

I přesto že je projektový team Vámi dobře informován o stavu a průběhu projektu, nejspíš si už při dalším projektu nevzpomenou, co nebo kdo udělal dobře nebo špatně, a tak tedy je veliká šance že se budou neustále opakovat stejné komplikace. Vyhodnocení je skvělý nástroj, díky němu lze těmto problémum snadno předejít.

Jaké máme vyhodnocení

Vyhodnocení musí být alespoň dvě. První na úrovni Vašeho managementu a druhé na úrovni projektového teamu. U vyhodnocení pro management se tvrdým číslům nevyhneme. Je vhodné si porovnat očekávání versus výsledek. Porovnáním rozdílu v odhadech (pozitivních/negativních) Vám lépe pomůže v dalším projektu lépe kalibrovat výrobní zdroje. Tato „tvrdá" čísla musí být také nějak okomentovaná od manažera, protože ne vždy je záporné číslo špatný výsledek. Často se v projektu vyrobí i věci, které jsou využity hned několikrát a tedy nejsou ztrátou, i když s čísel to tak může vypadat. Management stojí u projektu z dáli a tak lépe vystihne pozitiva i negativa ve zkratce a stručně bez zbytečných detailu. Vyhodnocení s výrobním teamem je ve všech směrech diametrálně odlišné od vyhodnocení s managementem. Finanční ukazatele není potřeba vůbec sdělovat, jelikož jsou irelevantní ve vztahu k výsledku. Co ovšem relevantní je, je feedback klienta, feedback managementu a především feedback Vás jako projektového manažera. Vy jako někdo kdo je u celého projektu mnohdy mnohem déle než jen smlouva => předání, máte jedinečnou možnost odhalit teamu i klientovo zákulisí. Jak projekt klientovi pomáhá? Jak si vede nový projekt ve vztahu ke staršímu? Jaké věci vnímal klienta pozitivně a jaké by napříště chtěl udělat jinak? Sbírejte, mluvte a nebojte se říct pozitiva. Vyhodnocení by nemělo být jen o kritice a projektový team by se ho neměl bát ale naopak by se měl těšit na nové informace a zpětné vazby.

Co si pro vyhodnocení připravit

Pro management:

  • tvrdá data, zasazená do přehledné formy,
  • ohodnocení splnění nefinančních cílů,
  • stručné PLUSY i MÍNUSY projektu,
  • stručné summary za Projektového manažera:
    1. co projekt přinesl
    2. kde byly problémy
    3. kde se dařilo

Pro projektový team:

  • Zpětnou vazbu od:
  • klienta,
  • managementu (volitelně pokud již vyhodnocení proběhlo),
  • vás – projektového managera.

Zaúkolujte zodpovědné pracovníky v jednotlivých zapojených odděleních aby:

  • připravili body pro/proti z jejich pohledu,
  • nechte je jednotlivé body sdělit a vysvětlit.
  • Vypíchněte v projektu několik dobře odvedených prací (i maličkostí),
  • Zaměřte se i na interakci mezi lidmi a pochvalte je za komunikaci a řešení problému když k tomu je důvod,
  • Zmiňte i problematické věci, ale nebuďte konkrétně jmenovití. Konkrétní zpětnou negativní vazbu proberte s jednotlivci osobně mimo celé plénum.

Hlavně nejmenujte lidi a držte se linie oddělení nebo projektových částí. Ne vždy se všichni podílejí na projektu po celou dobu a stejnou mírou. Ovšem je důležité mluvit, říct si co bylo kde uděláno a proč tak ne jinak. V mnoha případech je chyba v komunikaci a ne neschopnosti jedince. Ke konci dejte prostor mluvit i někomu jinému, což většinou nikdo nevyužije, pak tedy začněte zase vy. Zeptejte se na feedback k projektu a Vašemu řízení. Používejte informace jako informace a ne jako útočný prostředek. Neberte si nic osobně a hledejte i v negativních informacích důvody nejdříve u sebe, je to jen o vás jak dobry manažer jste a i z negativní informace se dá vzít ponaučení.

Ideální vyhodnocení?

Ideální vyhodnocení neexistuje. Dobré vyhodnocení je, když si lidé odnesou základní informace:

  • Jak projekt dopadl.
  • Důvody výsledku projektu.
  • Návrhy co příště udělat stejně či lépe.
  • Upozornění co bychom příště dělat stejně neměli.

To dle mě bohatě stačí k tomu, aby celý projektový team si z projektu odnesl to, o co se celou dobu snažíte – zainteresovanost.

Vyhodnocení není formální uzavření projektu. Je to interní milník, kdy pro většinu projektového teamu práce prakticky končí nebo již skončila.

Kontakt

phone

TELEFON
+420 731 407 301 
+420 725 499 618

email EMAIL
info@web-integrator.cz
address Wi s.r.o.
Bubenská 1
170 00 Praha 7
fb google-plus s-firmy