Tento článek volně navazuje na náš předchozí článek popisující nutnost zainteresování pracovníku do projektu a následné kontroly pomocí „checkpointů“.

Když se zeptáte jednotlivých členů teamu, co pro ně znamená pojem začátek projektu, každý vám většinou řekne něco jiného. Obchodník vám řekne že to vše začíná jednáním, ale účetní tvrdí že první je platba a když se zeptáte vývojáře tak vám řekne že založení prostředí a tak dále.
Svým způsobem má každý pravdu, ale zároveň nikdo. Začátku může být více, ale jedná se o ne přímo důležité věci v rámci cyklu daného řešení. Tak co je tedy začátek a jak ho vnímat? Tak se na to poťme podívat.

Zahájení projektu s teamem

Začátek není první platba či první řádek programového kódu ba ani to není posezení u kafe s klientem. Tyto přípravné práce jsou svým způsobem začátek, ale projektový začátek jak to bereme my to není. Projektovému začátku říkáme interní kick-off (výkop/zahájení). Kick-off začíná integrací všech zainteresovaných lidi na projektu (samozřejmě tomu předchází množství práce obchodníka který dodělává spolu s manažerem nabídku, zajištění materiálů, podkladu atd).

Náplň interního kick-offu

Schůzky se účastní všichni, kteří se budou dříve či později podílet na projektu. Schůzka je krom ustavení projektového teamu zaměřena na tyto důležité informace:

• Proč klient projekt dělá a co mu má přinést.
• Jaké jsou plány do budoucna s ohledem na rozvoj a vývoj.
• Co projekt znamená pro nás.
• Technologické body.
• Postup prací.
• Časové plány.

Jestliže se na projektu podílejí i externí zdroje, zvažte jejích účast podle toho jakým podílem a v jakých rolích na projektu spolupracují. Ideální je Skype konference, rozhodně lepší jak kontaktování e-mailem.

Je důležité, aby každý člen teamu, který se podílí na projektu věděl proč tvoří to, co tvoří. Jedna z nejzávažnějších chyb co můžete udělat, je lidem dát úkol bez vysvětlení proč to dělají. Pokud členové teamu vědí o co se jedná, tak vám dokážou mnohdy pomoct s věcmi, které byste ani neočekávali a také mají zájem na správném výsledku. Také můžou přispět svými nápady a vylepšeními na další etapizace projektu.

Pokud obeznámíte team s návrhem postupu práce a časového harmonogramu, budou mít lepší představu, kdy bude třeba v projektu jejich sil. Při konzultaci harmonogramu je také team informován o součinnostech klienta a tak si můžou připravit otázky a podklady který budou potřeba.

Na této schůzce se stanovují hlavně role (npř. Hlavní vývojář, delivery manager atd.). Následně každý ví na koho se obrátit s dotazy ke konkrétní věci a nepadá to vše na hlavu projektového manažera, je to přehlednější a efektivnější. Nominovat lidi na určitou práci byste měli veřejně a osvětlit ostatním z jakého důvodu kdo bude zastávat jakou práci. Pokud takto veřejně nominujete osoby pro určitou práci tak je motivujete a dodáte jim chuť do práce. Rozhodně je to mnohem lepší řešení než zadání e-mailem! Osobně a veřejně pro motivaci a lepší výsledky!
Cil této schůzky je především inicializovat team, aby fungoval jako team. Věnujte tomuto kroku patřičnou pozornost, protože od něj se odvíjí další úspěch v projektu.

Návaznosti

Tato schůzka nemusí nutně znamenat zahájení práce na projektu, mohou předtím nastat další kroky, které je potřeba splnit. Cílem není, aby po ukončení kick-offu všichni všeho nechali a začali dělat na daném projektu. Kick-off slouží k tomu, aby připravil podmínky pro bezproblémový start projektu, a ani odložení práci nemění nic na faktu že lidi, který jsou jakkoli zainteresovaný do projektu jsou již informovaný o tom, že projekt existuje a vědí, co se od nich očekává, kdo má jaký úkol a proč, kdo má co dělat, jak to má dělat a hlavně kdy a proč.

Co dál?

Kick-offem práce samozřejmě nekončí, ale naopak začíná. Věnujte svému teamu čas, a to především neformálně, abyste formálně mohly řešit známé věci a nestřetli se s problémy, o kterých jste neměli ani tušení.